1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Este Canal de Denuncias es responsabilidad de GRUPO EMPRESARIAL INMARK, S.A., con NIF A83411215, empresa domiciliada en Avda. Llano Castellano, 13 – 2º. 28034. Madrid, entidad inscrita en el Registro Mercantil de Madrid, al Tomo A-4526, Folio I, Sección 8ª, Hoja número M-74554 (en adelante, GRUPO INMARK).
Le informamos de que GRUPO INMARK ha designado un Delegado de Protección de Datos con el que puede contactar en el siguiente correo electrónico [email protected].
2. MOTIVACIÓN
GRUPO INMARK pone a disposición de sus partes interesadas, este Canal de Denuncias en cumplimiento de la reciente Ley 2/2023 de reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, “Ley de Protección al Informante”).
Con carácter adicional, GRUPO INMARK cumple íntegramente con la normativa vigente en materia de protección de datos de carácter personal; en concreto, con el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (en adelante, “RGPD”) y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos y garantía de los derechos digitales (en adelante, “LOPD”).
3. DATOS PERSONALES TRATADOS
El Canal de Denuncias de GRUPO INMARK permite la presentación de denuncias anónimas. No obstante, si el informante desea presentar la denuncia de un modo nominativo, GRUPO INMARK podrá recabar, en el marco de una comunicación, las siguientes tipologías de datos del informante y, en su caso, de las personas involucradas en la comunicación:
• Datos identificativos: Nombre y apellidos.
• Datos de contacto: Teléfono y correo electrónico.
• Datos profesionales: Cargo profesional.
Adicionalmente, GRUPO INMARK podrá tratar otra tipología de datos en virtud de los hechos
comunicados presuntamente delictivos o irregulares y de la documentación de soporte que resulte oportuna para investigar la conducta comunicada.
No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica. En caso de que se recopilasen datos no pertinentes de manera accidental, estos datos serán eliminados del Canal de Denuncias sin dilación indebida.
Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, se suprimirá de manera inmediata desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia. En el supuesto de que esta falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.
4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
GRUPO INMARK tratará los datos a los que pueda acceder como consecuencia de las comunicaciones recibidas con las siguientes finalidades:
• Recepcionar y decidir sobre la admisión a trámite de las comunicaciones recibidas a través del Canal de Denuncias.
• Una vez admitidas a trámite las comunicaciones, realizar la investigación de los hechos denunciados y adoptar, en caso de resultar oportuno, las medidas correctivas pertinentes.
• Mantener informado al denunciante sobre la admisión, o no, a trámite de su comunicación así como de los avances y resultados del proceso de investigación en caso de que existan fundamentos suficientes para admitir a trámite la misma.
5. LEGITIMACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
Atendiendo a la conducta denunciada a través del presente Canal de Denuncias, GRUPO INMARK cuenta con las siguientes bases legitimadoras para el tratamiento de los datos:
• Cumplimiento de obligaciones legales aplicables a GRUPO INMARK si la comunicación se refiere a los incumplimientos previstos en la Ley de Protección al Informante:
o Incumplimientos del derecho de la Unión Europa,
o Comisión de delitos o de infracciones administrativas graves o muy graves o cualesquiera infracciones de la normativa de prevención del blanqueo de capitales;
• Interés legítimo de GRUPO INMARK en garantizar que se respeten los comportamientos corporativos previstos en el Código Ético o Código de Conducta de GRUPO INMARK, sin que el tratamiento de datos en este marco suponga un desequilibrio para los derechos de los interesados y sin que el tratamiento les pueda ocasionar perjuicios.
• Interés público de GRUPO INMARK cuando el Canal de Denuncias no sea obligatorio o el tratamiento se lleve a cabo en el ámbito de la revelación pública.
• Si se produjese el tratamiento de categorías especiales de datos que resulten necesarios para para la gestión de las comunicaciones recibidas y la tramitación de los correspondientes procedimientos, se considerará habilitado por lo previsto en la letra g del artículo 9.2 de GDPR por razones de un interés público esencial, sobre alguna de las bases jurídicas arriba mencionada.
6. DESTINATARIOS DE LA INFORMACIÓN
Los datos a los que GRUPO INMARK pueda acceder con motivo de las comunicaciones recibidas a través del Canal de Denuncias, podrán ser comunicados a:
• Organismos o instituciones públicas, jueces y tribunales cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias, para la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan o en aquellos supuestos en los que fuera exigido legalmente.
• Al Ministerio Fiscal, cuando el procedimiento sea de su competencia.
• Cuando resulte necesario para la investigación o la adopción de medidas disciplinarias o correctoras a la entidad del GRUPO INMARK donde se hayan producido los hechos denunciados.
En lo que respecta a la comunicación de los datos de carácter personal del informante, GRUPO INMARK garantizará que su identidad, y todos aquellos datos personales que GRUPO INMARK pueda disponer acerca de su persona, sea en todo caso reservada y no comunicada a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros, respetando en todo caso los derechos fundamentales de la persona, sin perjuicio de las acciones que, en su caso, puedan adoptar las autoridades judiciales competentes y respecto de las que GRUPO INMARK no asume responsabilidad.
7. PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE LOS DATOS
Los datos personales a los que GRUPO INMARK haya podido tener acceso como consecuencia de las comunicaciones recibidas a través del Canal de Denuncias, serán tratados durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados y para la gestión de la comunicación siempre que la misma sea admitida a trámite.
En concreto, GRUPO INMARK tratará los datos personales en el plazo máximo de tres meses desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, tres meses desde el vencimiento de los siete días naturales que GRUPO INMARK dispone para acusar recibido de la comunicación. El plazo anteriormente previsto podrá verse ampliado tres meses más en casos de especial complejidad.
Transcurrido el referido plazo sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, los datos se suprimirán del sistema la comunicación, salvo con el fin de mantener evidencia del funcionamiento del sistema y de forma anonimizada.
En el supuesto de comunicaciones no cursadas, se conservarán de forma anonimizada, eliminando completamente los datos personales.
8. DERECHOS DEL USUARIO
La normativa de protección al informante garantiza a los Usuarios los siguientes derechos reconocidos en la normativa en materia de protección de datos; que podrán ejercitarse siempre que resulten de aplicación:
• Acceso: Permite a los interesados conocer qué información se tiene, de dónde se ha obtenido, a quién se ha facilitado y con qué usos se ha tratado.
• Rectificación: Permite a los interesados rectificar algún dato erróneo o desactualizado.
• Supresión: Permite a los interesados conseguir que se dejen de tratar sus datos.
• Oposición: Permite a los interesados conseguir que se dejen de utilizar sus datos con una finalidad concreta. En caso de que la persona a la que se refieran los hechos relatados en la comunicación, se presumirá que, salvo prueba en contrario, existen motivos legítimos imperiosos que legitiman el tratamiento de sus datos personales.
• Limitación: Permite a los interesados restringir el tratamiento de sus datos, pero de forma que sean conservados para alguna finalidad posterior.
• Portabilidad: Permite a los interesados obtener una copia de sus datos en formato electrónico y, en determinadas circunstancias, solicitar que sean comunicados a otro prestador de servicios. Sólo es aplicable para tratamientos informatizados realizados con el consentimiento del Usuario o para el cumplimiento de un contrato.
• Revocación del consentimiento: Permite a los interesados retirar el consentimiento que, en su caso, haya prestado para el tratamiento de sus datos.
No obstante, el ejercicio de estos derechos se encuentra limitado a aquellos denunciantes que se hayan identificado en el momento de presentar la comunicación. Si GRUPO INMARK tiene dudas razonables sobre la identidad del informante que solicita el derecho, podrá requerir información adicional que le permita acreditar su identidad.
Siempre que resulten de aplicación, pueden ejercitar los mencionados derechos ante GRUPO INMARK por correo postal a la dirección arriba mencionada o por correo electrónico a [email protected]
Si los informantes desean más información al respecto o consideran vulnerado su derecho a la protección de datos, podrán ponerse en contacto con la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es) o con el Delegado de Protección de Datos de GRUPO INMARK ([email protected]).
9. MEDIDAS DE SEGURIDAD
En cumplimiento de la normativa vigente anteriormente mencionada, GRUPO INMARK ha incorporado las medidas técnicas y organizativas oportunas para garantizar la protección de los derechos y libertades de los afectados por el tratamiento de sus datos personales, incluidas las correspondientes respecto a la necesaria confidencialidad y respeto a la identidad del informante en caso de que la denuncia sea nominativa, la protección de datos y el secreto de las comunicaciones, con el objeto de evitar la pérdida, mal uso, alteración y/o acceso no autorizado de los datos facilitados por el informante.
10. INFORMACIÓN EXACTA Y VERAZ
GRUPO INMARK informa al denunciante que la comunicación trasladada a través del Canal de Denuncias puede producir el inicio de investigaciones internas o externas y puede tener consecuencias negativas para los afectados.
Por este motivo, únicamente debe proporcionarnos información que se crea correcta, según su leal saber y entender, y que sea relevante para detectar una infracción del cumplimiento normativo y/o del Código Ético o de Conducta de GRUPO INMARK.
GRUPO INMARK podrá iniciar cuantas acciones disciplinarias y/o legales considere oportunas siempre que la comunicación carezca manifiestamente de fundamento o existan, a juicio de GRUPO INMARK indicios racionales de haberse obtenido la información mediante la comisión de un delito.